Prozess zum Meldeverfahren
Nachfolgend haben wir Ihnen gängige Fragen rund um die Meldung von Verstößen und unseren verantwortungsvollen Umgang hiermit aufgeführt.
Sie können in unserem Reportingsystem jegliche Verstöße gegen gesetzliche oder unternehmensinterne Regelungen melden. Wir nehmen Ihre Meldungen in definierten Kategorien entgegen. Zu diesen Kategorien zählen zum Beispiel Korruption, Diskriminierung/Belästigung sowie Verstöße im Bereich Umweltschutz.
Eine Listung aller Kategorien finden Sie im Formular nachfolgend:
Manipulationen in der Rechnungslegung / Reporting, Korruption, Betrug, Untreue, Unterschlagung, Diebstahl, Kartellrechtsverstöße, Interessenkonflikte, Datenschutzverstöße, Steuerdelikte, Zollverstöße, Diskriminierung/Belästigung, Umweltschutz, Menschenrechte, Sonstiges.
Wir schützen Sie von Beginn Ihrer Meldung an, unterstützen Sie bei der Hinweisgabe durch die jeweils genannten Empfehlungen und Vorsichtsmaßnahmen zum Beispiel für anonyme Hinweisgaben. Weiterhin schränken wir den Kreis der beteiligten Personen auf ein notwendiges Minimum ein.
Vergeltungsmaßnahmen gegen meldende Personen, die nach bestem Wissen Hinweise auf Verstöße abgeben, sind nach Richtlinie (EU) 2019/1937, Artikel 19 strengstens verboten. Wenn Sie Anhaltspunkte dafür haben oder erhalten sollten, dass Sie durch Ihre Meldung Benachteiligung oder Bestrafung erleiden, melden Sie uns dies bitte ebenfalls umgehend über dieses Reportingsystem.
Wenn Sie jedoch vorsätzlich falsche oder irreführende Hinweise abgeben, müssen auch Sie mit Konsequenzen rechnen.
Sie haben die Möglichkeit uns Ihre Meldung digital über unser Meldeformular, telefonisch über unsere spezielle Meldenummer oder postalisch an unsere Anschrift zu übermitteln.
Ja, Sie haben auch die Möglichkeit über alle der Kontaktmöglichkeiten uns eine anonyme Meldung zukommen zu lassen. Entsprechende Hinweise zur Vorgehensweise finden Sie unter dem Punkt „Meldung abgeben“ bei der jeweiligen Kontaktmöglichkeit gesondert genannt. Beachten Sie bitte, dass Meldungen in der Kategorie „Diskriminierung/Belästigung“ nicht anonym abgegeben werden können.
Die eingegangenen Meldungen werden durch speziell ausgebildete und für diesen Zweck abgestellte MitarbeiterInnen unseres Unternehmens oder durch Experten aus anderen Zentralfunktionen bearbeitet. Alle MitarbeiterInnen handeln unparteiisch und sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Sämtliche eingehenden Meldungen werden von einer unabhängigen, speziell ausgebildeten und zur Verschwiegenheit verpflichteten Person aus unserer Filiale in Hamburg gesichtet und bearbeitet. Wenn Sie keine anonyme Meldung ohne Kontaktmöglichkeit abgegeben haben, erhalten Sie innerhalb von 7 Tagen eine Bestätigung, dass Ihre Meldung bei uns eingegangen ist. Eventuell wendet sich die bearbeitende Person auch mit weiteren Fragen zum Sachverhalt an Sie. Sie können dies jedoch auch ausschließen.
Wir nehmen jeden Hinweis ernst und ermitteln den Sachverhalt. Hierbei steht die vertrauliche Behandlung Ihrer Meldung für uns an erster Stelle. Aus diesem Grund beschränken wir die Anzahl der Personen, die in die Ermittlung involviert werden, auf das notwendige Maß ein.
Durch die Meldung beschuldigte Personen erhalten in der Regel die Möglichkeit, zu den beschriebenen Umständen Stellung zu nehmen und sich zu erklären. In speziellen Fällen, z.B. bei Belästigungsvorwürfen, erfordert dies unter Umständen auch, dass wir den Namen der meldenden Person benennen. Die Weitergabe des Namens erfolgt jedoch ausschließlich in Abstimmung mit der meldenden Person. Bitte teilen Sie uns in Ihrer Meldung mit, wenn Sie nicht wünschen, dass der oder die beschuldigten Personen diesen erfahren.
Soweit erforderlich geben wir Informationen an staatliche Behörden weiter. Wenn die internen Ermittlungen bestätigt, dass ein Verstoß begangen wurde, ergreifen wir stets angemessene Maßnahmen.
Nach Abschluss unserer internen Ermittlung erhalten Sie eine Antwort von uns, insofern Sie eine Kontaktmöglichkeit bei Ihrer Meldung angegeben haben. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir keine konkreten Details mitteilen können, da auch die Persönlichkeitsrechte der beschuldigten Personen gewahrt werden müssen.